TIPS dan TRIK Mencari Sponsorship
YOTers, pernahkah kalian tergabung dalam kepanitiaan suatu acara?
Dalam mengadakan suatu acara, tentu yang diinginkan adalah acara berjalan sukses dan lancar. Selain dibutuhkan persiapan yang matang dari divisi Event Organizer, tentu kesuksesan sebuah acara juga sangat bergantung dari ketersediaan dana.
Sumber dana yang paling populer adalah sponsorship. Tentu saja, karena seringkali sebuah acara membutuhkan budget yang sangat besar dan dibutuhkan pihak luar untuk mendanai acara tersebut, sehingga sponsorship sangatlah diminati.
Meskipun demikian, kita para pelajar dan mahasiswa seringkali salah kaprah dalam melakukan sponsorship. Tips dan trik mencari sponsor yang selama ini berkembang di antara pelajar dan mahasiswa ternyata tidak sepenuhnya tepat.
Oleh karena itu, saya ingin sharing tentang tips dan trik mencari sponsor, yang saya dapatkan dari Young On Top Marcomm Class 38 September 2013 yang disampaikan oleh mentor Kak Jojo dan Mas Billy. Thanks for the insight, mentors! :)
1. Tujuan acara harus cocok dengan kepentingan sponsor.
Seringkali, dalam mencari dana sponsorship, kita memandang hanya dari sudut pandang kita saja. Kita ingin acara kita didanai oleh perusahaan, tapi ngga pengen tau apa keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan jika mereka mendanai acara kita. Contoh: Organisasi A ingin mengadakan acara penanaman pohon bakau di pantai. Maka organisasi A harus mencari sponsor yang memiliki kepedulian di bidang lingkungan, jadi kemungkinan mendapat dana lebih besar. Jangan malah memilih sponsor yang jelas-jelas tidak memiliki program kepedulian lingkungan sebagai CSR nya. Karena kecil kemungkinan mereka akan memberikan sponsor.
2. Perbaiki Proposal!
Proposal acara selama ini seringkali tebal dan bertele-tele. Hal itu ngga baik, karena nyatanya perusahaan ngga butuh proposal yang tebal itu! Bagian yang paling penting yang mereka lihat adalah detil acara dan kontraprestasi yang mereka dapatkan jika memberikan dana. Saat kita menyebar proposal via email juga tidak boleh terlalu besar ukurannya. Karena banyak perusahaan memiliki peraturan yang membatasi, email masuk yang berukuran lebih dari 1 MB akan masuk ke spam. Jadi, proposal harus singkat, padat, jelas, dan menarik!
DI proposal, sertakan pula dokumentasi acara tahun sebelumnya. Namun jangan hanya asal foto! Cari foto yang menunjukkan banyaknya crowd yang hadir di acara tersebut, atau pengisi acara yang berkualitas/terkenal. Sehingga dapat meningkatkan reputasi baik kita sebagai penyelenggara acara yang sukses.
Budgeting rinci tidak perlu dimasukkan dalam proposal sponsorship! Perusahaan tidak membutuhkan itu. Yang mereka butuhkan adalah kontraprestasi yang ditulis dalam paket sponsorship. Saat kita membuat paket sponsorship, kita seringkali salah. Paket platinum, gold, silver, dll itu dibuat berdasarkan persenan dari total budget kita. (Contoh: platinum mengcover 100% dari total budget, Gold mengcover 75% budget, dst) Padahal yang sebaiknya adalah kita membuat paket sesuai dengan value yang kita berikan di kontraprestasi.
Contoh: untuk paket platinum, sponsor akan mendapat liputan di TV A dan B, radio C dan D, dan disebutkan di artikel koran E dan F. Kita harus kalkulasikan, kira-kira jika sponsor ingin pasang iklan di media-media tersebut, mereka akan menghabiskan uang berapa banyak? Nah dari situlah kita bisa menentukan harga paket sponsorship itu, bukan berdasarkan budget.
3. PRESENTATION
Tahap selanjutnya yaitu presentasi acara, dimana kita menjelaskan secara rinci tentang acara kita secara langsung.
Saat itu, kita harus memiliki pengetahuan yang luas tentang acara kita dan sponsor.
Contoh: organisasi B ingin mengadakan acara lari maraton 10 K untuk anak muda dengan target peserta 1000 orang. Kebetulan perusahaan minuman C baru saja launching produk baru yang target marketnya adalah anak muda. Tentu saja tujuan acara dan kepentingan perusaahan ini cocok. Kita bisa menggunakan pengetahuan kita tentang produk C yang baru launching produk ini sebagai senjata untuk kita bernegosiasi. Seperti dengan mengatakan “jika anda menjadi sponsor acara ini, anda dapat memperkenalkan produk anda secara langsung kepada target market”. Hal yang menguntungkan seperti ini yang menarik minat perusahaan untuk mendanai acara.
4. FOLLOW UP
Hal yang penting dan sering lupa dilakukan adalah follow up. Kita hanya kirim proposal saja tapi ngga gigih mem-follow up progress sponsor acara kita itu. Kita sering berharap perusahaan yang akan hubungi kita duluan, padahal kecil kemungkinannya itu bisa terjadi! Ada belasan atau mungkin puluhan proposal sponsorship yang masuk ke perusahaan, yang membuat kita sukses adalah tingkat kegigihan kita dalam follow up.
5. BE ON TIME!
Dalam bernegosiasi dengan sponsor, biasanya kita membuat janji dulu dengan orang dari pihak perusahaan yang bersangkutan. Satu hal yang tidak boleh lupa adalah: ON TIME! Ngga boleh telat sama sekali! Karena jika kita telat dan membuat pihak yang lain menunggu, itu akan memberikan persepsi buruk tentang kita, dan kita terhitung ‘kalah’ sebelum bernegosiasi.
6. NEVER GIVE UP!
Mencari sponsor memang tidak mudah, penolakan sering sekali terjadi. Tapi kita ngga boleh nyerah. Jika ditolak 1 perusahaan, jangan menyerah karena masih ada ribuan perusahaan lain diluar sana yang mungkin mau mendanai acara kita.
Karena kasihan dong jika divisi Event Organizernya sudah merencanakan acara dengan sebagus mungkin, namun karena divisi Sponsorshipnya mudah menyerah, jadinya kekurangan dana dan acara batal!
YOTers, menjadi bagian dari tim sponsorship itu mudah-mudah sulit. Apapun itu, jadikan pengalaman ini sebagai pembelajaran agar kita menjadi pribadi yang lebih ‘kaya’. Kaya ilmu dan kaya pengalaman :)
Selamat mencari sponsor!
.jpg)
0 komentar:
Post a Comment